Het plaatsen van een vacature in de ATS dient secuur te gebeuren voor een juiste plaatsing op de website en doorplaatsing naar job aggregators. Ook voor de facturatie is dit van belang. In dit hoofdstuk wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een vacature aanmaakt en waar je op moet letten.

1. Invullen van vacaturegegevens

1. Open de ATS en log in.
2. Klik op de locatie en vervolgens op de afdeling* waar de vacature onder komt te vallen. Links bovenin komt de optie ‘+ Nieuwe vacature’ te voorschijn:

We gaan nu de velden invullen:

Toelichting/aandachtspunten:

- Standplaats: De Standplaats vul je in voor de facturatie. Deze hoeft niet per se gelijk te zijn aan Postcode/Plaatsnaam en kan dus van elkaar verschillen.
- Postcode/Plaatsnaam: Het is enorm belangrijk dat Plaatsnaam en Postcode van de vacature correct worden ingevuld. Deze worden door Google Maps en de aggregators gebruikt en is dus van invloed als een kandidaat op zoek is naar een baan in een bepaalde regio!
- PO nummer/Kostenplaats: PO nummer en Kostenplaats komt op de factuur te staan. Indien je dit terug wilt zien op de facturatie voor de administratie vul je dit hier in. Als hier geen afspraken over zijn gemaakt of niet nodig is vul je n/a in.
- META description: de meta description is een korte omschrijving die onder de link naar een pagina wordt getoond (zie onderstaand voorbeeld van Google). Anders gezegd geeft de meta description dus in het kort de inhoud van een pagina weer.

2. Budget aanmaken

Nu alle vacaturegegevens in zijn gevuld moet er een budget aan gekoppeld worden. Dit is een verplicht veld. Dus ook als je als organisatie zelf de werving verzorgt dien je de onderstaande velden in te vullen. Anders kan je de vacature niet opslaan:

Wanneer je als organisatie zelf de werving verzorgt zal er geen factuur voor de vacature verzonden worden. Wanneer Yoores (een deel van) de werving op zich neemt, voert Yoores zelf het budget in.

3. Vacaturetekst invulen

Vul de verschillende blokken in. Zorg vervolgens dat je alle stukjes tekst van de nieuwe vacature die je wilt plaatsen eerst kopieert naar Kladblok en vanuit Kladblok in de ATS plakt. Kladblok verwijdert namelijk alle opmaak van de tekst (zowel zichtbaar als onzichtbaar). Dit voorkomt vreemde opmaak op de website en in de feeds. Zorg ervoor dat de juiste informatie in de juiste blokken staat, ieder blok is namelijk op een bepaalde manier gekoppeld aan externe sites.

4. Opslaan van de vacature

Loop alles nogmaals na en controleer of alles goed staat. Wanneer alles compleet is sla je de vacature op. Indien je niet op de opslaan knop kunt klikken, controleer dan of je alle verplichte velden hebt ingevuld. Alle verplichten velden zijn aangeduid met een sterretje.

Nadat je de vacature hebt aangemaakt vind je in de vacature 4 tabbladen terug:

1. Klik op de vacature die je wilt sluiten.
2. Klik linksboven op de optie “Vacature bewerken”.
3. Je komt nu in hetzelfde scherm terecht waar je de vacature hebt aangemaakt. Om de vacature te sluiten moet je twee velden aanpassen, namelijk: Status en Einddatum.
4. Kies bij Status uit het drop-down menu voor de juiste optie.
5. Kies bij Einddatum de datum dat je de vacature afsluit (dus, de datum van vandaag).
6. Klik boven of onderaan de pagina op “opslaan”. Nu heb je de vacature afgesloten.

De vacature is op de einddatum nog zichtbaar in ATS. Je kunt een vacature die afgesloten is altijd nog terug vinden door naar de desbetreffende afdeling te gaan en ‘Verberg oude vacatures’ uit te vinken.

Indien je meerdere van dezelfde vacatures hebt, of eenzelfde vacature wilt plaatsen die je in het verleden ook al eens hebt vervuld, dan is er de mogelijkheid om vacatures te kopiëren.

Met het kopiëren van een vacature maak je een nieuwe vacature aan. Kandidaat gegevens van de vacature die je kopieert worden niet meegenomen naar de nieuwe vacature. Ook de statistieken van de vacature die gekopieerd wordt, worden niet meegenomen.
Het is technisch mogelijk om een afgesloten vacature opnieuw te plaatsen/ te openen. Deze mogelijkheid gebruik je alleen indien je een vacature onterecht hebt afgesloten. Bijvoorbeeld wanneer een kandidaat uiteindelijk toch besluit niet te gaan starten en je verder moet met de werving procedure.

Wanneer je een nieuwe vacature aan wilt maken met bijvoorbeeld dezelfde vacaturetitel, dan raden wij af een reeds bestaande vacature te heropenen. Dit omdat de statistieken dan niet meer kloppen (altijd in het nadeel van de recruiter). Gebruik dan ook altijd de kopieermogelijkheid.
Ook het kopiëren van een vacature dient secuur uitgevoerd te worden. Doorloop dan ook altijd de volgende stappen.

1. Open de vacature die je wilt kopiëren.
2. Linksboven in het rijtje onder “Vacature Preview” staat “Vacature Kopiëren”, klik daarop.
3. Vervolgens selecteer je de locatie/afdeling waar je de vacature naartoe wilt kopiëren en klik je onderaan op de button “Kopiëren”.
4. Loop alle velden na en check of de informatie die daarin vermeld staat juist is.
5. Vergeet daarbij niet de volgende velden opnieuw in te vullen.

a. Standplaats
b. Startdatum
c. Einddatum
d. Datum CV Introductie
e. Datum eerste gesprekken
f. Vestiging
g. Kostenplaats
h. Corporate Recruiter
i. Sourcing Recruiter

6. Omdat het een nieuwe vacature betreft, dien je ook bij Opdracht 1 de datum en de omschrijving opnieuw in te voeren. Dit in verband met het toe te wijzen budget voor de vacature. Indien je dit niet doet dan wordt de vacature niet opgeslagen.

Indien je de inhoud van de vacature-omschrijving wilt wijzigen, dan gelden hiervoor dezelfde richtlijnen als voor het aanmaken van een nieuwe vacature. Kopieer tekst altijd eerst naar het kladblok en kopieer de tekst van daaruit naar de ATS velden. Wanneer je alles hebt doorlopen klik dan op “Opslaan” bovenaan of onderaan de pagina.

• Wanneer je op de button
• 
• klikt kom je terecht in jouw persoonlijke workload.
• Dit is een overzicht van alle Acties, Afspraken, Openstaande telefonische interviews en Nieuwe Sollicitanten van de vacatures waar je aan gekoppeld bent.
• Indien je een overzicht wilt zien van alle vacatures (van de organisatie waar je toegang tot hebt uiteraard) klik je linksboven op de button Alle items:
• 

Wanneer je terug wilt naar jouw persoonlijke overzicht klik je op Mijn Items.

In dit tabblad wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een vacature aanmaakt en waar je op moet letten.

Stap 1

Om een nieuwe vacature aan te kunnen maken klik je links in A+ op de button

.

Nadat je op de button hebt geklikt kan je selecteren voor welke afdeling je de vacature aan wilt maken. Zodra je de afdeling hebt geselecteerd wordt het vacature aanmaakscherm geopend. Let op! Wanneer je per ongeluk op de verkeerde afdeling hebt geklikt, ga dan direct onderaan naar annuleren

en begin weer met de eerste stap door op de button Nieuwe Vacature te klikken.

Stap 2

Wanneer je stap 1 hebt uitgevoerd kom je in het vacature aanmaakscherm terecht.

Het vacaturescherm bestaat uit 5 tabbladen; Basisgegevens, Vacaturegegevens, Vacaturetekst, Recruitment Services en Samenvatting. Op elk van de 5 tabbladen zijn er een aantal velden die je in moet vullen. De meesten spreken voor zich. Voor een aantal van de velden geven we hieronder extra uitleg en toelichting.

Let op! Alle roodomrande velden zijn verplichte velden. Wanneer je deze niet invult kan je de vacature niet opslaan.

Tab 1 Basisgegevens

Tab 2 Vacaturegegevens

Tab 3 Vacaturetekst

In het volgende tabblad kan je de vacaturetekst invoeren in de tekstvelden.

Let op! Wanneer je teksten kopieert en in A+ plakt zorg er dan wel voor dat je vervolgens de opmaak (bullitpoints, headers, etc) van A+ gebruikt. Deze opmaak is namelijk gekoppeld aan de styling op de careersite. Wanneer je dit niet doet zal de vacature er op de website rommelig uit gaan zien.

Tab 4 Recruitment Services

In dit tabblad kan je de gewenste dienstverlening kiezen door de opties aan of uit te zetten.

Tab 5 Samenvatting

In het tabblad samenvatting zie je in een overzicht de opties en daarbij horende kosten die je in tabblad 4 hebt gekozen. Indien het totaalbedrag onderaan de streep hoger is dan € 0,- dan wordt je gevraagd of je de velden Vestiging, Kostenplaats en PO nummer in wilt voeren. Weet je niet wat je hier in moet voeren? Vul dan NA in.

Wanneer je op alle tabbladen alle velden hebt ingevoerd dan kan je de vacature opslaan door in tabblad Samenvatting onderaan op de button Opslaan

te klikken.

Het komt wel eens voor dat je de gegevens van een sollicitant op een andere manier hebt verkregen dan via het sollicitatieformulier dat aan de vacature is gekoppeld. Ook dan kan je de sollicitant toevoegen aan de vacature in A+. Dat doe je als volgt:

1. Ga naar de desbetreffende vacature in A+ waar je de sollicitant aan toe wilt voegen.

2. Klik links op de pagina op de button

3. Vul vervolgens alle beschikbare gegevens van de sollicitant in. Pas wanneer je alle velden hebt ingevuld kun je de kandidaat opslaan. Daarna kom je direct in het kandidaatscherm van diegene die je zojuist hebt toegevoegd.

Tip: Heb je niet alle gegevens van de kandidaat? Vul dan in het desbetreffende veld een vraagteken ? in.

in het kandidaatscherm op de button

te klikken.

Let op: als je een kandidaat handmatig hebt toegevoegd ontvangt hij/zij geen automatische ontvangstbevestiging van de sollicitatie. Indien je deze nog moet sturen dien je dit handmatig te versturen (zie "Update status").

Elke sollicitant in A+ kan verplaatst worden naar een andere openstaande vacature. Dit doe je door naar het kandidaatscherm te gaan van de desbetreffende sollicitant.

Rechts naast de NAW gegevens vind je de button.

Je kunt vervolgens navigeren naar de vacature waar je de kandidaat naartoe wilt verplaatsen. Klik op de betreffende vacature en sluit af door op OK te klikken.

Belangrijk: je verplaatst hiermee de kandidaat naar een andere vacature en maakt dus geen kopie van de kandidaat. Zodra de kandidaat is verplaatst verdwijnen zijn gegevens bij de vacature van waaruit deze is verplaatst.

Via de button

in het kandidaatscherm heb je de mogelijkheid om de status van een kandidaat te wijzigen.

Je kunt vanuit dit veld ook e-mails versturen naar de kandidaat en notities aanmaken. Bij ‘Update Status’ kies je uit het drop-down menu de gewenste actie die je wilt ondernemen. Hieronder een korte toelichting van de verschillende velden in het Statusscherm.

Bijvoorbeeld: je hebt met de sollicitant afgesproken een telefonisch interview te houden over 3 dagen.

Alle acties zijn zichtbaar op jouw homepagina zodat je een overzicht hebt van alle to-do’s.

1. Klik op de sollicitant waarvoor je een actie wilt inplannen.

3. Maak een notitie van de te ondernemen actie en kies de datum waarop de actie uitgevoerd moet worden.

4. De actie verschijnt in het kandidaatscherm en op jouw Workloadpagina.

Wanneer je een actie hebt uitgevoerd klik je op “voltooien”. Let op: deze acties worden niet gelogd. Zodra je op voltooien hebt geklikt verdwijnt daarmee ook de aantekeningen die je hebt gemaakt in het notitieveld.

.

Als je wilt zoeken naar kandidaten of (oude) vacatures dan kan je dat doen via het zoekveld. Je hebt bijvoorbeeld een kandidaat gevonden via LinkedIn of via een Job Board die je wilt benaderen, maar je wilt eerst nagaan of hij/zij al eerder heeft gesolliciteerd.

In A+ heb je de mogelijkheid om te zoeken op de naam van de persoon of vacature. Linksboven heb je de zoekbalk waar je de zoekterm (bijvoorbeeld naam sollicitant of vacaturenaam) in kan voeren. Vervolgens heb je de mogelijkheid om je zoekterm te specificeren:

Let op: je ziet alleen de resultaten van afdelingen/locaties waar je toegang tot hebt. En, data van kandidaten wordt maar beperkt bewaard in verband met de AVG.

Bij het aanmaken van een vacature is er een einddatum aangemaakt die standaard op drie maanden na de startdatum is gezet.

achter de vacaturetitel te plaatsen in het vacatureoverzicht in de linker navigatie kolom.

Wanneer de einddatum wordt overschreden dan is de vacature niet meer zichtbaar op de carrièresite. Zorg daarom dat je einddatum verlengt wanneer het uitroepteken zichtbaar is.

De vacature is succesvol ingevuld of er is een andere reden dat je de vacature wilt sluiten. Zorg voordat je de vacature sluit altijd dat alle openstaande acties/sollicitaties zijn afgehandeld. Alle kandidaten dienen de status “afgewezen” of op “in dienst getreden” te hebben.

Om een vacature af te sluiten neem je de volgende stappen:

1. Ga naar de vacature die je wilt sluiten.

3. Je komt nu in het scherm terecht waar je de vacature kunt bewerken. Om de vacature te sluiten moet je twee velden aanpassen, namelijk: Status en Einddatum.

4. Kies bij Status uit het drop-down menu de juiste optie.

5. Kies bij Einddatum de datum dat je de vacature afsluit (meestal de datum van vandaag). Plaats hier in ieder geval nooit een datum in het verleden.

. Nu heb je de vacature afgesloten.

De vacature is op de einddatum nog zichtbaar in A+. Je kunt een vacature die afgesloten is altijd nog terugvinden door naar de desbetreffende afdeling te gaan en ‘Verberg oude vacatures’ uit te vinken.

Let op! Niet iedere gebruiker heeft in A+ de autorisatie om een vacature te bewerken en af te sluiten. Indien je deze autorisatie niet hebt dan zie je de button Vacature Bewerken niet.

Indien je meerdere van dezelfde vacatures hebt, of eenzelfde vacature wilt plaatsen die je in het verleden ook al eens hebt vervuld, dan is er de mogelijkheid om deze te kopiëren.

Met het kopiëren van een vacature maak je een nieuwe vacature aan. Kandidaat gegevens van de vacature die je kopieert worden niet meegenomen naar de nieuwe vacature. Ook de statistieken van de vacature die gekopieerd wordt, worden niet meegenomen.

Het is technisch mogelijk om een afgesloten vacature opnieuw te plaatsen/ te openen. Deze mogelijkheid gebruik je alleen indien je een vacature onterecht hebt afgesloten. Bijvoorbeeld wanneer een kandidaat uiteindelijk toch besluit niet te gaan starten en je verder moet met de werving procedure.

Wanneer je een nieuwe vacature aan wilt maken met bijvoorbeeld dezelfde vacaturetitel, dan raden wij af een reeds bestaande vacature te heropenen. Dit omdat de statistieken dan niet meer kloppen (bijvoorbeeld de time-to-hire, altijd in het nadeel van de recruiter). Gebruik dan ook altijd de kopieermogelijkheid.

1. Open de vacature die je wilt kopiëren.

2. Klik links op de button .

3. Vervolgens selecteer je de locatie/afdeling waar je de vacature naartoe wilt kopiëren. Wanneer je daarop hebt geklikt opent het venster voor het aanmaken van een nieuwe vacature.

4. Alle velden, behalve startdatum en salaris, zijn gekopieerd en ingevuld. Loop alle velden na en check of de informatie die daarin vermeld staat juist is. En wijzig deze indien nodig.

Indien je toch niet zeker weet of je deze vacature wel wilt kopiëren kan je altijd op de button Annuleren klikken.

Binnen A+ wordt er gewerkt met persoonlijke gegevens van mensen. In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen wij daarom niet zomaar iedereen toegang geven tot A+. Binnen jouw organisatie is er een persoon aangewezen die het verzoek voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker bij ons in kan dienen. Meestal is dit de HR Manager.

Je mag altijd aan ons vragen wie daarvoor bij jouw organisatie de aangewezen persoon is. Stuur dan een bericht naar .

Indien je een nieuwe gebruiker toe wilt laten voegen hebben we de volgende gegevens nodig: Geef deze dan ook door aan jouw contactpersoon binnen jouw organisatie wanneer je een verzoek indient voor toegang tot A+.

• Naam

• Emailadres

• Functienaam